“容易反彈”來(lái)形容辦公室5S管理的錯(cuò)誤認(rèn)知是最恰當(dāng)不過(guò)的，在優(yōu)制咨詢輔導(dǎo)的5S管理咨詢項(xiàng)目中，很多的企業(yè)辦公室5S管理往往是相對(duì)薄弱的一環(huán)，在和企業(yè)溝通時(shí)，“開(kāi)展容易，不好維持”是常見(jiàn)反饋出的問(wèn)題，而這種錯(cuò)誤認(rèn)知也就使5S管理咨詢活動(dòng)中，辦公室的5S管理處于松散管控狀態(tài)，維持在低端水平上。那辦公室5S管理真的是“開(kāi)展容易，不好維持”的狀態(tài)嗎？
其實(shí)不是的，結(jié)合我們對(duì)輔導(dǎo)企業(yè)的實(shí)戰(zhàn)效果來(lái)看，辦公室5S管理咨詢活動(dòng)在開(kāi)展時(shí)常出現(xiàn)以下錯(cuò)誤方向：
- 辦公室所有物品都要定置擺放，所以每個(gè)辦公桌上物品樣式五花八門(mén)。
- 物品都要有清晰的定置標(biāo)識(shí)，現(xiàn)場(chǎng)成了定置線/標(biāo)識(shí)展示區(qū)，成了“大花臉”。
- 不常用物品就放在櫥柜里，打開(kāi)櫥子，里面的物品會(huì)向外涌出。
......
簡(jiǎn)潔、高效、易維持才是辦公室5S管理咨詢活動(dòng)的核心
而以上這些錯(cuò)誤開(kāi)展方式，反而會(huì)使辦公室現(xiàn)場(chǎng)越忙越亂，從而產(chǎn)生了“開(kāi)展容易，不好維持”的狀況。那如何開(kāi)展辦公室5S，它有哪些提升關(guān)鍵因素呢？
一、先要做標(biāo)準(zhǔn)化減法，把不要、不用的物品清除，私人物品隱藏。
①辦公桌上重點(diǎn)做“減法”，必需物品才上桌面。辦公桌上一般只放臺(tái)歷、筆筒、電腦、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、電話、文件框辦公需要物品，不要體現(xiàn)與工作無(wú)關(guān)物品，且所有辦公桌都要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。這里提一下盆栽、花卉，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)，如有助于提升工作環(huán)境或員工工作積極性，可以擺放。
②辦公桌櫥內(nèi)要做減法，按照使用頻次從上到下分配到抽屜中，要明確標(biāo)識(shí)。辦公桌櫥內(nèi)一般放置：①工具，比如：訂書(shū)機(jī)、刀子等；②單據(jù)發(fā)票③書(shū)籍④個(gè)人物品，比如：鑰匙等。一般要將使用頻次最高的工具放置在最上層，而私人物品會(huì)放置在最底層。
③辦公櫥內(nèi)要做減法，只把記錄、文件類資料放入其中，要有快速查閱的手段。辦公櫥作為所有成員的公用設(shè)施，容易成為雜物的聚集地，所以羅列出辦公櫥內(nèi)物品擺放清單是首先開(kāi)展的工作，一般辦公櫥就是記錄、文件放置區(qū)域，要用定置線、標(biāo)識(shí)明確每種資料的擺放位置，應(yīng)用文件盒擺放的，一般應(yīng)用行跡法來(lái)確定順序，方便快速查閱和復(fù)原。
二、公共物品集中管理。水杯、工作服等這些大家都要應(yīng)用的物品，要選取比如水杯架，衣服掛鉤等合適工裝，集中在一個(gè)區(qū)域，不僅規(guī)范，而且方便管理。
三、標(biāo)識(shí)要隱形，工裝多應(yīng)用。桌面上物品定置擺放要有定置標(biāo)識(shí)，需要用隱形標(biāo)識(shí)，如物品不在規(guī)定位置，標(biāo)識(shí)露出就不符合要求，同時(shí)抽屜、辦公櫥內(nèi)物品多考慮用工裝來(lái)裝放物品，不僅目視化效果，而且拿放效率高。
以上就是辦公室5S管理咨詢活動(dòng)提升的關(guān)鍵實(shí)施措施，公司參考借鑒。辦公室作為體現(xiàn)公司外部形象的窗口，它開(kāi)展的質(zhì)量可以展現(xiàn)公司的管理水平，同時(shí)辦公室作為企業(yè)管理人員的辦公區(qū)域，可以為車間5S管理咨詢活動(dòng)推進(jìn)做好榜樣和表率，是企業(yè)可以花費(fèi)少量精力，就能產(chǎn)生立竿見(jiàn)影的效果，值得開(kāi)展實(shí)施。
版權(quán)聲明：本文為優(yōu)制咨詢精益咨詢師原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。
