事務效率主要指與TPM咨詢活動相關(guān)的開發(fā)設計、運營部、人力、財務、采購、物流、倉儲等（非生產(chǎn)活動）相關(guān)工作八大浪費的改善。

事務改善的目的與意義

事務作業(yè)的特點是費人、費事、費成本。同時因事務工作對生產(chǎn)會產(chǎn)生影響，因此有必要對事務工作進行簡化流程、提高辦事效率、規(guī)范事務工作，以確保設生產(chǎn)效率的提高。在TPM咨詢活動中，事務效率改善是幫助生產(chǎn)活動順利進行的后勤保障。因此企業(yè)必須找到完善事務改善的主要措施，推動企業(yè)發(fā)展。

事務效率改善步驟

事務效率改善八步法：1.成立事務改善專業(yè)組；2.決定課題；3.現(xiàn)狀調(diào)查；4.找出和歸納問題點；5.改善方案制定；6.改善實施；7.效果確認；8.標準化

一、成立事務改善專業(yè)組

在TPM咨詢活動中，事務改善管理的核心在于設置合理 、有效的行政管理規(guī)章制度和組織架構(gòu)，使各部門、各崗位在行政管理部門的協(xié)調(diào)下處于良好的運作狀態(tài)。而在TPM咨詢活動中組建的事務專業(yè)組，負責推動全公司事務改善活動，制定事務改善計劃，制定公司層面的事務改善目標，監(jiān)督各部門的執(zhí)行情況。

二、決定課題

此步驟需要對現(xiàn)行業(yè)務進行梳理盤點，量化分析，流程顯在化，之后從TPM咨詢活動中事務作業(yè)的八大浪費著眼，將業(yè)務中不滿足需求的和業(yè)務人員工作飽和度低的流程重點篩選出來進行改善。

TPM咨詢活動中，事務工作存在的八大浪費指：

1. 管理浪費（無計劃、等指示、情報不充分等）；
2. 程序浪費（不必要的作業(yè)、作業(yè)流程不合理、部門壁壘、作業(yè)分擔、重復作業(yè)等）；
3. 停滯浪費（前工序延期后工序等待停滯、速度低下、作業(yè)周期設定不合理）；
4. 物流浪費（交通手段、搬運、聯(lián)絡、布局）；
5. 作業(yè)動作浪費（業(yè)務作業(yè)未標準化、文件處理、業(yè)務道具、辦公未自動化）；
6. 熟練度浪費（自身業(yè)務技能不熟、支援人員不熟悉、指導下屬）；
7. 協(xié)調(diào)浪費（會議、異常調(diào)整、溝通浪費）；
8. 不良浪費（差錯、修改、事后處理）。

三、現(xiàn)狀調(diào)查

此步驟使用MK卷紙分析法將PM咨詢活動中事務工作的每一步顯在化，發(fā)現(xiàn)不合理采取措施進行改善。所謂MK卷紙分析法是因為卷紙上越拉越長的特點而得名。方法是將工作流程按步驟一一寫在白板上，然后將工序項對應的數(shù)據(jù)、表格再貼在相應工序下面，針對每一流程步驟分析所產(chǎn)生的浪費，最后針對問題點梳理改善方案。

四、找出和歸納問題點

將調(diào)查的每一個流程步驟，從八大浪費角度梳理總結(jié)歸納問題點。

五、改善方案制定

針對梳理出的問題點進行流程優(yōu)化和改善。其中流程優(yōu)化可以使用ECRS分析法（取消、合并、重組、簡化），將每一個問題制定出詳細的改善方案。

TPM咨詢活動中事務改善的三大原則是效率化、少量化、規(guī)范化。

效率化，就是簡化工作流程、提高作業(yè)效率；

少量化，就是簡化事務工作的手續(xù)，合并相同性質(zhì)的工作，刪除作用不大的工作，減少不產(chǎn)生效益的事務工作項目；

規(guī)范化，就是方法、流程制度化、動作標準化、浪費明顯化。

六、改善實施

在實施改善方案之前，TPM咨詢活動事務改善小組應該充分分析改善方案的益處，以獲取最高決策層的批準與有力的支持，然后讓實際推行及相關(guān)單位理解和配合。改善方案的實施由事務小組負責推動，但其他推行單位同心協(xié)力是事務改善方案成功的關(guān)鍵。

TPM咨詢活動的事務改善小組應對事務推行單位的人員進行培訓，幫助他們在心理上或事務改善技巧上有所準備。方案實施應該設有3-6個月的試行期，因為通常在更換制度期間，發(fā)現(xiàn)有不妥當?shù)牡胤綉⒓葱拚缓笤俑鶕?jù)修正后的方案逐步完善實施。

七、效果確認

TPM咨詢活動的事務改善方案實施后，可從以下三方面進行改善效果對比：

1. 節(jié)省多少事務作業(yè)時間的節(jié)省
2. 提高多少事務作業(yè)效率的提高
3. 事務作業(yè)成本降低

八、標準化

TPM咨詢活動的事務改善方案經(jīng)過試行期，應將最終完善的方案標準化、制度化以鞏固改善成果。同時需要注意點以下推行要點：

1. 梳理流程中的組織架構(gòu)，明確事務管理人員責、權(quán)、職層面的結(jié)構(gòu)體系。
2. 具體工作任務到人，明確分工。
3. 新增或優(yōu)化后的流程應制度化，并持續(xù)完善。
4. 改善案例展開，舉一反三。
5. 相應的激勵制度

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