記錄作為記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分，也是工藝參數(shù)和產(chǎn)品可追溯信息的主要依據(jù)，所以記錄規(guī)范填寫是質(zhì)量管理體系的重點管控對象，我們輔導(dǎo)培訓(xùn)體系咨詢的企業(yè)中，在檢查記錄填寫方面發(fā)現(xiàn)的問題是非常多的，且問題種類五花八門，比如：

1、巡檢記錄要求14：00填寫，但15：00尚未填寫。

2、記錄填寫內(nèi)容完整，但與現(xiàn)場比對時，發(fā)現(xiàn)不一致。

3、要求字體顏色用黑色，使用了藍(lán)色、紅色...。

4、記錄中劃“/”劃長了，劃到了有字跡區(qū)域。

5、復(fù)核人沒有填寫，時間簡寫，名字只寫姓不寫名字

......

其實記錄規(guī)范填寫是有明確規(guī)范要求的，出現(xiàn)這么多問題主要是企業(yè)對記錄規(guī)范要求上沒有細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，才導(dǎo)致日常管控時相對粗放，繼而出現(xiàn)各種各樣的問題。那培訓(xùn)體系咨詢中記錄填寫規(guī)范具體有哪些要求呢？主要從以下五個方面.

一、及時。相信這一標(biāo)準(zhǔn)特別容易理解，就是根據(jù)填寫頻次及時填寫。這里需要注意的是填寫頻次在規(guī)定時要界定清晰，比如填寫要求”一天兩次“，如果員工下班前集中一次性填寫兩次是不是也符合要求呢？顯然不可以，所以更改成比如”上午一次，下午一次“或更細(xì)化的頻次要求才可以。

二、準(zhǔn)確。準(zhǔn)確針對的是填寫內(nèi)容，這一項標(biāo)準(zhǔn)需要結(jié)合記錄內(nèi)容逐一比對內(nèi)部信息的一致性。比如溫濕度記錄填寫為”25℃、40%“，需要查看現(xiàn)場溫濕度儀數(shù)據(jù)進(jìn)行比對。

三、真實。這一標(biāo)準(zhǔn)更多是對填寫是否造假方面的檢查。填寫的記錄中經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的場景：記錄填寫內(nèi)容都是準(zhǔn)確的，但是員工沒有查看現(xiàn)場就填上去的。比如：溫濕度記錄”25℃、40%“，現(xiàn)場溫濕度儀顯示也是，準(zhǔn)確沒問題，但員工是憑經(jīng)驗填上去的，這就失真了。這類問題在設(shè)備點檢記錄中最為常見，作為檢查人員需要追溯員工當(dāng)時檢查是否有檢查行為。

四、完整。這一標(biāo)準(zhǔn)針對的是記錄逐項內(nèi)容填寫完整性。常見問題就是該填沒有填，該劃沒有劃等。比如：物料領(lǐng)取單，領(lǐng)用物料下面的空白處必須劃”/“，車間負(fù)責(zé)人需要簽字，如果出現(xiàn)缺項，就為不完整。這一項的檢查，一般是以已經(jīng)完成的記錄表單作為檢查對象。

五、規(guī)范。這一標(biāo)準(zhǔn)針對的是記錄填寫規(guī)范的要求，常見的有：

①記錄用筆要求。比如：員工用黑色中性筆，QC用紅色中性筆。

②具體細(xì)節(jié)規(guī)范要求。比如：時間填寫規(guī)定（比如：2024.03.22）、字體用宋體等。

③筆誤處理要求。比如：劃一條/，然后簽字寫時間等

④筆跡清晰要求。比如：不得連筆、不得簡寫等

⑤劃”/”要求。比如：哪些區(qū)域劃線，劃線要畫直等

⑥簽名要求。比如：只能車間主任簽字等

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培訓(xùn)體系咨詢的規(guī)范填寫要求一般會在質(zhì)量管控文件有具體體現(xiàn)，需要定期組織員工學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

以上是培訓(xùn)體系咨詢中記錄規(guī)范填寫的常見實施要求，只有規(guī)范實施應(yīng)用，記錄才能在運行過程和結(jié)果體現(xiàn)中發(fā)揮重要作用，才能體現(xiàn)記錄在質(zhì)量管理體系中的價值意義。

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